10/2014 – Microsoft – Dokumentenmanagement mit SharePoint 2013
Immer häufiger werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) als Informationsbasis für Organisationsprogramme eingesetzt. Dies ist als Konsequenz der Bereitstellung von Dokumenten für einen großen Benutzerkreis – beispielsweise ein ganzes Unternehmen – zu sehen. Die Erledigung von Geschäftsprozessen wird in unmittelbarem Zusammenhang mit den entsprechenden Dokumenten ermöglicht. Den Zugang zu den dafür notwendigen Daten wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleichzeitig gewährleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Aufträge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Abfolge als Arbeitsablauf unterstützt. Ein Berechtigungssystem, das die Zugriffe auf einzelne Dokumente und Geschäftsprozesse verwaltet, ist hierfür einzurichten, um möglichen Missbrauch zu vermeiden.
Klassische DMS-Systeme gibt es mit riesigem Funktionsumfang zahlreich auf dem Markt, doch im Regelfall werden nur Bruchteile der Funktionen der implementierten Lösungen auch tatsächlich genutzt. Zudem wird der erwartete Nutzen nur erzielt, wenn das DMS auch umfassend im täglichen Kerngeschäft Verwendung findet, z.B. für die Teamzusammenarbeit, Indizierung (Suche) und im Rahmen aller Geschäftsvorgänge.
Aus diesem Grund geht es nicht nur um die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch um Prozesse und Portallösungen. Es gilt den Lebenszyklus eines Dokuments abzubilden, d.h. es geht es um das Erstellen, Verwalten, Bereitstellen, Archivieren und Finden von Inhalten. Genau diese Verwaltungsmöglichkeiten bietet SharePoint im Rahmen einer Kollaborationsplattform.
Nachfolgend wird anhand einiger Beispiele beleuchtet, welche konkreten Fortschritte Microsoft mit dem SharePoint Server 2013 gegenüber der SharePoint Version 2010 im Hinblick auf wichtige DMS-Funktionen gemacht hat.
Dokumentenhandling in Bibliotheken
Schon seit den ersten SharePoint-Versionen wurde von Anwendern kritisiert, dass die Handhabung von Dokumenten in Bibliotheken umständlich und mühsam ist.
Neu in der Version 2013 ist nun, dass man Dokumente per Drag & Drop direkt in eine Dokumentenbibliothek hochladen kann. Dazu ist jedoch ein moderner Browser – z.B. Internet Explorer ab Version 10 erforderlich.
Leider sind häufig benötigte Funktionen wie das „Kopieren“ oder „Verschieben“ von Dokumenten in einer Dokumenten-Bibliothek immer noch nicht ohne die Nutzung eines zusätzlichen Windows Explorer Fensters möglich. Das ist nicht nur umständlich und eigentlich nur sogenannten Power Usern zuzumuten, sondern erfordert auch, dass der SharePoint-Zugang per Windows Explorer (WebDAV-Protokoll) freigeschaltet wird.
Dies ist zwar technisch einfach möglich, unterhöhlt jedoch wichtige Konzepte, die wesentliche Vorteile von SharePoint darstellen:
• Metadaten können bei der Dokumentenablage per Windows Explorer nicht vergeben werden. Damit ist diese Ablageform nicht besser als ein Netzlaufwerk.
• Eventhandler und Workflows der Bibliothek können über diesen Zugriff per Hintertürchen leicht ausgehebelt werden.
• Das webbasierte Bedienkonzept des SharePoint wird komplett durchbrochen. Anwender müssen in einem Arbeitsgang nicht nur mit mehreren Fenstern, sondern auch noch mit verschiedenen Oberflächenkonzepten umgehen. Benutzerschulungen zeigen, dass man mit diesem Ansatz regelmäßig auf Unverständnis und Ablehnung stößt.
Bearbeiten von Metadaten
Bisher konnten die Metadaten von Dokumenten nur einzeln pro Dokument bearbeitet werden, was viel Zeit erfordert und die Geduld der Anwender auf eine harte Probe stellte. Obwohl Attribute z.B. in der Data-Grid-Ansicht aufgelistet wurden, war ein schreibender Zugriff nicht möglich. Das wurde nun durch eine Inline-Bearbeitungsmöglichkeit verbessert. In Listenansichten können nun mehrere Felder ausgewählt und einfach gleichzeitig geändert werden.
Suchen und Finden
Das Thema „Suche“ wurde von Microsoft komplett überarbeitet. In der Vergangenheit musste sich der Kunde zwischen der SharePoint-eigenen Suche oder der Enterprise-Suche (vormals FAST) entscheiden. Nun gibt es nur noch eine neue Komponente, die auf Konzepten der von Microsoft akquirierten Firma FAST basiert.
Eine wesentliche Verbesserung ist die sofortige Aufnahme von neuen Objekten in den Index, eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung von Search Driven Applications. Bei diesen Anwendungen liegt der Content in verschiedenen Bibliotheken, Listen oder auch Fremdanwendungen verteilt vor und wird per dynamische Suchfunktion in eine SharePoint-Anwendung eingebunden. Der Vorteil dabei ist, dass Dokumente und andere Inhalte nur einmal abgelegt und in verschiedenem Kontext verwendet werden können.
Neben einer neuen Such-Architektur mit zahlreichen neuen Customizing-Funktionen beinhaltet das neue Search-Modul nun auch WebAnalytics (z.B. zur Auswertung von Klick-Pfaden). Das war bisher ein Service von SharePoint 2010. Durch die Zentralisierung weiterer wichtiger Systemfunktionen im Search-Modul wird diese Komponente in jeder SharePoint-Farm unverzichtbar. Dadurch steigen die Leistungsanforderungen an die Hardware deutlich, sodass sich ein dedizierter Search-Server empfiehlt.
Es gibt komplett neue Format Handler für die Aufnahme von Dokumenteninhalten in den Index (Content Processing), dadurch werden Dateitypen unabhängig von der Dateiendung (File Extension) erkannt. Die aus den Vorversionen bekannten iFilter werden jedoch noch weiterhin unterstützt.
Attributsuche mit Schwierigkeiten
SharePoint 2013 unterstützt die Suche nach sogenannten „Managed Properties“. Für eine Site Column (das entspricht einer Attributspalte eines Inhaltstyps) erzeugt SharePoint automatisch eine Crawl Property (Metadaten von Dokumenten, die beim Indexieren erfasst werden) und eine Managed Property und mappt diese entsprechend. Dadurch lassen sich Dokumente prinzipiell leicht anhand der Metadaten auffinden.
Trotz dieser innovativen und technisch recht aufwändigen Konzepte des Such-Moduls, fehlt jedoch eine ganz wesentliche Such-Funktion, die in typischen DMS-Systemen meist vorhanden ist: eine einfach zu bedienende Attributsuche für die kundenspezifischen Eigenschaften von Dokumenten. So möchte der Anwender, wenn er nach einem Vertrag oder einer Rechnung sucht, eine Inhaltstyp-spezifische Rechnungs- oder Vertragsnummer in der Suche verwenden können.
Andere DMS-Lösungen bieten dazu eine Suchmaske mit den Attributen der jeweiligen Dokumentenklasse an, die der Anwender – soweit relevant – ausfüllt. Beim SharePoint kann der Benutzer – out-of-the-box – nur die recht unpräzise Volltextsuche bemühen oder er formuliert eine Suchabfrage unter Verwendung der spezifischen Feldnamen des jeweiligen Attributs (Managed Property). Die letztere Variante scheitert in der Praxis meist daran, dass der Anwender sich nicht alle relevanten Feldnamen merken kann und das Schreiben einer solchen Suchanfrage als zu aufwändig und fehlerträchtig angesehen wird.
Um dieses Defizit zu überwinden, ist es meist erforderlich, die Such-Oberfläche entsprechend zu erweitern und Formulare für eine Attributsuche kundenspezifisch zu entwickeln. Das erfordert – verglichen mit anderen DMS-Lösungen – einen untypisch hohen Anpassungsaufwand.
E-Mail-Handling
Die Ablage von E-Mails direkt in eine SharePoint 2013 Bibliothek per Drag & Drop ist nun möglich, setzt aber Outlook 2013 voraus. Damit gibt es für Anwender mit älteren Outlook-Versionen leider immer noch keine Möglichkeit, eine E-Mail direkt in einer geöffneten Bibliothek abzulegen.
Andere verfügbare E-Mail-Integrationen wie z.B. die Site Mailbox – im Prinzip eine Bibliothek mit eigener E-Mail-Adresse – sind aufwändig zu organisieren, da pro Ablageort jeweils eine eigene Adresse eingerichtet werden muss. In der Praxis stößt das Konzept bei Anwendern deshalb nur selten auf Akzeptanz, da sich keiner all die relevanten E-Mail-Adressen merken will. In dem Zusammenhang ist es auch nur von geringem Vorteil, dass die Inhalte einer Site Mailbox in Outlook angezeigt werden können, wenn ein Exchange Server 2013 eingesetzt und entsprechend konfiguriert wird.
Elektronische Akte
Das Thema elektronische Akte nimmt einen besonderen Stellenwert bei der Konzeption von DMS-Lösungen ein, deshalb werden wir in einem der nächsten Blog-Beiträge das Thema „Document Sets“ näher beleuchten.
Dokumentenerfassung
Beim Thema Erfassung von Dokumenten z.B. durch Scannen oder Bulk-Import ist Microsoft sich seiner bisherigen Linie treu geblieben. Es wurden keine eigenen Funktionen entwickelt. Hier ist der Anwender darauf angewiesen, die funktionalen Lücken mit 3rd Party Tools zu schließen.
Für nähere Informationen zu Einsatz von SharePoint 2013 in Ihrem Unternehmen können Sie uns gerne ansprechen. Bitte senden Sie dazu eine E-Mail an Manfred Kappen oder Ernst Höfler.